Menulis surat
lamaran pekerjaan mungkin bukan hal yang sulit lagi bagi yang pernah. Tapi
menulis surat lamaran pekerjaan melalui e-mail, mungkin belum banyak yang tahu
bahwa ada kiat atau tips yang perlu diperhatikan. Makin banyak perusahaan yang membolehkan para
calon karyawan untuk mengirimkan lamaran lewat email. Hal ini tentunya
menguntungkan baik bagi perusahaan maupun pelamar. Bagi perusahaan, ini akan
mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang harus mereka terima
dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk mem-forward surat
lamaran berbentuk email ke para usernya.
Bagi calon karyawan, ini akan menolong mereka
untuk mengirimkan lamaran secara cepat. Jika Anda mengirimkan lamaran ke banyak
perusahaan, dengan mudah Anda dapat mengkopi email lamaran Anda sebelumnya dan
menyesuaikannya.
Tentu saja semua tips umum menulis surat
lamaran tetap perlu diikuti.
1. Judul Email
Judul email Anda haruslah menolong penerimanya
untuk segera mengetahui maksud dari email Anda. Karena itu tuliskan judul yang
jelas tetapi singkat. Sebagai contoh, Anda dapat menuliskannya sebagai berikut
“Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran”.
Catatan: Baca dengan baik iklan lowongan kerja
tersebut. Sering kali mereka meminta Anda menuliskan kode tertentu di judul
atau subject email Anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka
mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana Surat Lamaran Ditulis?
Sering kali kita bingung apakah perlu
menuliskannya di badan email atau di file tersendiri. Menurut teman saya yang
bekerja di bidang recruiting sebuah perusahaan multinational, Anda dapat
menuliskan surat lamaran (cover letter) Anda di badan email. Artinya,
perusahaan tetap akan menerima surat lamaran Anda dengan baik. Pengalaman saya,
tidak pernah ada perusahaan yang menolak lamaran yang suratnya dituliskan di
badan email.
3. Bagaimana dengan Resume?
Jangan menulis resume Anda di badan email.
Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran email Anda.
4. Word, PDF, atau Text?
Biasanya perusahaan akan menuliskan pada iklan
lowongan kerja jenis file yang bisa Anda kirim. Walaupun umumnya meminta file
MS Word, terkadang mereka mengijinkan Anda untuk mengirimkan file berformat
pdf. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume Anda dalam file MS Word (.doc).
File text (ekstension .txt) lebih baik tidak
digunakan karena pada saat dikirim dengan email, file tersebut terkadang muncul
di badan email. Ini terutama jika Anda menggunakan email gratis di Web, seperti
Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
5. Ukuran Email
Usahakan ukuran email Anda tidak melebihi 300
kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach.
Karena itu periksa besar file yang Anda lampirkan. Jika Anda diminta
menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang terlalu besar. Perkecil
ukuranya dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor.
6. Email Signature
Email signature adalah text yang dituliskan
secara otomatis oleh provider email Anda. Signature ini bisa Anda program
sendiri, atau bagian dari iklan untuk penyedia jasa email tersebut. Adanya
signature ini mengurangi kesan profesional pada lamaran Anda.
Email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail
menambahkan signature ini secara otomatis pada semua email yang mereka kirim.
Sedangkan Gmail tidak.
7. Test Kirim
Untuk surat lamaran yang dikirim lewat email,
selain melakukan proof read, anda juga perlu melakukan test pengiriman. Lakukan
ini dengan mengirimkan email lamaran anda, lengkap dengan attachment-nya ke
email lain. Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email
perusahaan yang Anda tuju. Kirim ke alamat email lain yang anda punya, jika
anda hanya mempunyai satu alamat email, Anda bisa membuat alamat email baru di
Yahoo!, Gmail, atau Hotmail.
Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain, sehingga membuat anda terkesan tidak bisa mengetik dengan baik.
Apa pentingnya langkah ini? Sering kali format email yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain, sehingga membuat anda terkesan tidak bisa mengetik dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar